陜西省人大常委會(huì)辦公廳行政處全面導(dǎo)入ISO9001質(zhì)量管理體系

制度與執(zhí)行無縫對(duì)接

    □ 齊繼戰(zhàn) 本報(bào)記者 王 梅

    一般文件處理時(shí)間由原來的7天至15天縮減到1天至3天；數(shù)以千計(jì)的各種文件檔案工作人員能在兩分鐘內(nèi)準(zhǔn)確無誤地找出。這是陜西省人大常委會(huì)辦公廳行政處全面導(dǎo)入ISO9001質(zhì)量管理體系，使各項(xiàng)工作更趨科學(xué)、規(guī)范的結(jié)果。日前，行政處貫徹實(shí)施ISO9001質(zhì)量管理體系正式通過方圓標(biāo)志認(rèn)證集團(tuán)陜西有限公司的認(rèn)證，取得認(rèn)證證書。

    陜西省人大常委會(huì)是陜西省地方國家權(quán)力機(jī)關(guān)，其職能涉及到國民經(jīng)濟(jì)的所有領(lǐng)域。要保障人大職能有效發(fā)揮，后勤保障工作至關(guān)重要，特別是其辦公廳行政處，負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)車輛、通訊、文印、物業(yè)管理、“三會(huì)”組織等服務(wù)保障工作，會(huì)議多、任務(wù)重、事情繁瑣是行政處的特點(diǎn)，稍有差錯(cuò)就可能造成嚴(yán)重的后果。

    因此，建立符合自身實(shí)際的質(zhì)量管理體系和控制方法，成為行政處探索提高工作效率和管理水平的主要思路。基于此，該省人大決定在行政處進(jìn)行ISO9001質(zhì)量管理體系試點(diǎn)，通過建立規(guī)范的工作流程和標(biāo)準(zhǔn)，明確每個(gè)崗位的工作職責(zé)，合理配置人力資源，做到人盡其職，提高員工素質(zhì)、提高工作效率。

    把質(zhì)量管理體系運(yùn)用到行政機(jī)關(guān)，并不是件容易的事。首先要解決認(rèn)識(shí)問題，科學(xué)、規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髁鞒淌谴_保工作質(zhì)量的關(guān)鍵；需要科學(xué)制定程序文件，確保體系運(yùn)行過程中既合乎規(guī)范又便于操作；需要員工全力配合，克服長期形成口頭交接工作的不良習(xí)慣。

    一把手親自抓成為提升該項(xiàng)工作執(zhí)行力的關(guān)鍵。陜西省人大秘書長桂維民親自部署動(dòng)員，多次召開動(dòng)員會(huì)、協(xié)調(diào)會(huì)，從政策支持、資金保障上解決工作中的難題。

    細(xì)化管理、完善考評(píng)機(jī)制是提高執(zhí)行力的又一措施，行政處制定了《職位說明書》，明確規(guī)定每個(gè)工作崗位的職責(zé)、權(quán)限、工作標(biāo)準(zhǔn)，并制定了考核辦法，細(xì)化了考核內(nèi)容和程序，通過量化考核指標(biāo)，有效地促進(jìn)工作人員按照標(biāo)準(zhǔn)體系要求按照程序要求完成各項(xiàng)工作。

    同時(shí)加大培訓(xùn)力度，聘請(qǐng)專家講解《程序文件》中各項(xiàng)內(nèi)容，提高工作人員對(duì)ISO9001質(zhì)量管理體系的認(rèn)識(shí)和理解。

    把ISO9001質(zhì)量管理體系運(yùn)用到行政機(jī)關(guān)，需要結(jié)合單位工作特點(diǎn)，科學(xué)制定程序文件。行政處積極與行業(yè)專家聯(lián)系，發(fā)揮專業(yè)機(jī)構(gòu)的優(yōu)勢(shì)來指導(dǎo)質(zhì)量管理體系建設(shè)、運(yùn)行。

    按照“寫我所做的、做我所寫的、記我做過的、糾我做錯(cuò)的”原則，結(jié)合行政處的工作特點(diǎn)，經(jīng)過深入調(diào)研，建立了滿足機(jī)關(guān)行政管理需要的程序文件及質(zhì)量文件。同時(shí)大膽設(shè)計(jì)優(yōu)化工作流程，明晰每個(gè)具體工作環(huán)節(jié)的責(zé)任主體，確保辦文、辦會(huì)、辦事各項(xiàng)工作都有程序要求。

    歷時(shí)8個(gè)月，涉及1個(gè)《管理手冊(cè)》、18個(gè)《程序文件》、1個(gè)《資源手冊(cè)》和涉及5部分17項(xiàng)與處室管理工作緊密聯(lián)系的《工作規(guī)范》整套體系文件制定完成。至此，行政處大到一項(xiàng)決策的實(shí)施，小到會(huì)議過程中服務(wù)員續(xù)水都被納入到管理體系之中。

    有了程序文件，執(zhí)行力的不斷加強(qiáng)，行政處工作運(yùn)行讓人耳目一新。以行政處檔案管理為例，在程序文件中，他們專門制定的《文件管理辦法》對(duì)文件管理詳細(xì)規(guī)定，將所有文件進(jìn)行分類編號(hào)，并編制文件目錄，按文件類別合理歸檔，指定專人負(fù)責(zé)。現(xiàn)在無論是紙質(zhì)文件還是電子文件，工作人員都能準(zhǔn)確、快速查找出。徹底解決了以前由于制度不完善，甚至制度和執(zhí)行的脫節(jié)，造成難以找到文件的難題。

    行政處檔案管理的成效，為他們贏得了榮譽(yù)。2011年陜西省人大辦公廳對(duì)機(jī)關(guān)各處室目標(biāo)責(zé)任考評(píng)中，行政處檔案管理在全機(jī)關(guān)23個(gè)處室中獲得第一名。《中國質(zhì)量報(bào)》