□ 宋新宇

    對很多人來說，管理就是開會。大部分管理者的大部分時間用在開會上，層級越高，管理者的會議就越多。你要找一個人？“領導在開會”。你想換一個時間找他？“日程這一周已經(jīng)安排滿了”。你有急事？對不起，“領導開的就是緊急會議”。如果說不吃飯會餓死人，那么開會就是企業(yè)管理的家常便飯，不開會企業(yè)就無法正常管理。想想歷史上有名的“遵義會議”、“古田會議”、“廬山會議”等等，我們便明白開會有多么重要。

    管理就是開會，但開會不一定是管理。下面是筆者經(jīng)常見到的一些會議場景，想必您也似曾相識。

    A公司的月度銷售例會上，各地分公司的經(jīng)理分別用各自發(fā)明的表格表述著自己的業(yè)績。對整體業(yè)績不滿的銷售總監(jiān)等不及區(qū)域經(jīng)理結束發(fā)言，就迫不及待地告訴各個經(jīng)理他應該做什么，不應該做什么。本來就不自信的下屬更加不知道自己要說什么，會議也就慢慢變成了總監(jiān)一個人的自說自話。最后總監(jiān)很沮喪，因為沒有人理解他的苦心。經(jīng)理們也很沮喪，因為總監(jiān)沒有理解他們的辛苦。

    B公司的一個部門周例會上，部門里的12個員工一個接一個發(fā)言。每個人都認真敘述了上周自己做了什么，像在念一本流水賬。沒有一個人關心別人說什么，每個人都在盤算自己如何說自己的事情。最后輪到部門領導總結發(fā)言，他也和其他人一樣，給大家報告了自己上周做了什么事情。兩個小時過去了，大家都覺得這樣的會議實在無聊，但又沒有一個人覺得能改變什么。

    C公司的跨部門協(xié)調會議上，銷售部的經(jīng)理和生產(chǎn)部的經(jīng)理在爭論如何解決產(chǎn)品質量和交貨期問題。每個人都振振有詞，每個人都頭頭是道。總經(jīng)理聽著大家越來越激烈的言辭，越來越不知道該怎么辦。想想兩個部門的頭兒都很關鍵，誰也不能傷害，就說我們這次無法做出決定，大家回去再想想，另定時間再開會討論吧。已經(jīng)討論了很多次，該做的決定，就又給放下了。

    你會開會嗎？筆者相信大部分人認為自己會，就像每個人都認為自己會吃飯一樣，但并不是每個人都會吃出健康。我們大部分人在開會，但大部分會議并沒有效率，大部分會議也達不到會議組織者期望的效果。

    筆者相信會議是一個管理者最重要也是最常用的管理工具，每一個人都應該學會這個管理工具。如何開有效的會議，讓會議幫您做好管理？堅持下面的“會議五不原則”是重要的。

    不開沒有主持人的會議。會議一定要設主持人，主持人一定要管理會議，主持人不能隨便讓別人替代，也不能形同虛設。

    不開沒有議題的會議。主持人會前要準備好議題，給參會者足夠時間做準備，會中要保證會議不跑題。

    不開沒有爭論的會議。會議中主持人要引導討論和爭論，讓每個不同意見都有發(fā)表的機會。

    不開沒有時限的會議。主持人要管理會議時間，要果斷打斷和會議無關的發(fā)言，提醒發(fā)言者不跑題。

    不開不做決定的會議。主持人要盡量逼迫大家按一定規(guī)則在這次會議上做出決定，而不是延后決策。

    管理就是開會，但開會不一定就是管理。只有掌握了一些根本原則，才能充分利用開會實現(xiàn)有效管理。《中國質量報》